보고서를 잘 써야 출세한다

‘회사의 시작과 끝은

보고서로 시작하고 끝난다’라는 말이 있다.

 

그만큼 회사에서

보고서가 차지하는 비율이 높다는 의미일 것이다.

 

대기업일수록 그리고 성과를 측정하는 곳이 분명한 곳일수록

여러 보고서를 필요로 한다.

 

기본적으로 주간 및 월간보고서를 많은 기업에서 활용하고 있으며,

회의록, 미팅보고서 등등 각종 업무와 관련된 각종 보고서를 많이 만들고 활용한다.

정형화된 보고서뿐만 아니라

회사에서 사용하는 각종 이메일도 보고서의 일환으로 봐야 한다.

 

단순히 글을 적고 보내는 정도가 아니라

핵심을 다뤄야 하고,

 

문제점 분석부터 해결점 그리고 다양한 전략 및 결론을 도출하기 위해서는

이메일도 보고서 형식을 갖춰야 하는 것은 당연하다.

● 보고서는 명쾌하고 간결해야 한다

어떤 사람의 보고서나 이메일을 보면 산만한 글 투성이라 가독성이 떨어지고

핵심이 어디 있는지 찾으려면 무척 시간이 많이 걸리는 경우가 있다.

 

높은 위치에 있는 사람일수록 회사에서 처리할 각종 보고서 및 이메일이 많기 때문에

그런 위치의 사람들은 속독을 하며 빨리 결론을 내리려는 경향이 높다.

 

그러나 서론도 길고 무엇이 핵심인지도 잘 모르겠고,

문제점 도출만 있고 해결책이 없다든지, 결론을 찾기가 힘든 보고서가 있다.

 

그럴 경우 당연히 그 보고서를 작성한 사람을 신뢰하기 힘들어진다.

그리고 능력 없는 사람으로 간주해버릴 것이다.

폰트 서체 및 크기, 장평, 줄 간격, 문단 등을

사람이 쉽고 편하게 볼 수 있는 형태를 가져야 한다.

 

단순히 자신이 좋아하는 스타일을 고집해서는 안된다.

회사에서는 나름대로 통용되는 보고서 스타일이 있다.

 

그것을 거부할 경우, 기존 스타일보다 월등히 앞서야 하고

남들이 다들 훌륭하다고 인정한다면 자신만의 스타일을 고수해도 된다.

 

그렇지 않을 경우,

회사에서 기존에 사용하는 기존 스타일을 유지하는 것이 좋다.

그리고 기본적인 회사 서식이 있다라고 해도

개인마다 약간의 개성이 들어가기 때문에 사람마다 보고서가 제 각각인 경우가 많다.

 

그럴 경우 회사에서 가장 보고서를 잘 작성한다고 소문난 사람의

스타일을 유심히 관찰하고 벤치마킹을 해보는 것이 좋다.

● 보고서는 실용성을 지녀야 한다

보고서는 나름대로 만들어진 용도가 있을 것이다.

예를 들어 신규사업기획이라고 한다면

 

어떤 사업을 언제 어떻게 할 것인지,

얼마만큼의 자금과 일정으로 추진할 것인지 등이 명확해야 한다.

 

전략에 대한 보고서라고 한다면 단순히 문제점만 지적하는 것으로 끝나면 안되고

문제점에 대한 해결책을 제시해야 한다.

보고서를 보고 무언가 결론을 내리고 의사결정을 할 수 있을 정도의 실용성이 필요하다.

그냥 읽고 마는 정도의 수준이어서는 안된다.

 

 

● 보고서는 논리적이야 한다

보통 보고서를 작성하기 전에 목차작업을 한다.

그 작업을 할 때 기본적으로 앞 목차와 다음 목차간의 논리가 맞아야 한다.

 

예를 들어 신규사업기획에 관련된 보고서라고 한다면

왜 신규사업을 해야 하는지에 대한 것이 들어가 있어야 한다.

 

사장님이 신규사업을 하라고 해서,

내가 있는 부서가 신규사업부서이기 때문에,

 

지금 작성하는 보고서가 신규사업보고서이기 때문이라고 생각하고

그 이유를 간과해서는 안된다.

어떤 보고서는 제목과 내용이 일치하지 않는 경우도 있으며

앞장과 뒷장의 내용이 연결고리가 없이 그냥 독립적인 내용으로 이뤄진 경우도 있다.

 

그럴 경우 그 보고서는 신뢰상성 많이 상실하게 된다.

보고서를 읽게 되면서

 

앞에서부터 자연스럽게 논리가 맞아떨어지면서

맨 마지막을 볼 때는 왜 그런 결론이 나왔는지 자연스럽게 이해될 수 있어야 한다.

보고서의 초기부분에 시장조사 부분이 있다고 하면

시장성이 있다라는 결론을 내렸다고 해서

 

바로 해당회사가 그 시장을 뛰어들어야 한다는 내용으로는

설득력이 부족하다.

 

시장성이 있다라고 해서

해당기업이 그 사업을 해서 잘된다는 보장이 없을 뿐더러

 

다른 경쟁자는 어떠한지,

당사의 경쟁력은 어떠한지,

 

그리고 시장환경이 어떠한지 정확한 분석을 한 후,

거기에 따라서 어떤 방식으로 사업에 뛰어들 수 있는지를 도출해야 한다.

항상 장미빛 전망으로 보고서를 작성해서는 안되며, 항상 논리가 맞아야 하고

그 논리를 증명할 수 있는 백그라운드 데이터가 있어야 한다.

 

예를 들어 RFID 시장 전망이 전문예측기관이 전망하기로

2007년 1,000억의 시장이라는 것을 그대로 적용한다면 오류가 생길 수 있다.

 

시장예측기관이 전망한 각종 전망들이 틀린 경우가 많다.

예를 들어 유수의 시장전망기관에서 전자책(E-book)시장전망을

 

2002년 보고서에 2005년 정도면 무척 커질 것으로 전망했지만

실제로 지금 와서 그 시장을 크기를 비교한다면 많은 오차가 있음을 알 수 있을 것이다.

 

Gartner나 IDC등의 보고서의 전망이면

무조건 신뢰할 수 있다는 생각을 버려야 한다.

시장전망을 그대로 인용하지 말고, 그 예측이 정말로 맞는지

그리고 어느 정도의 오차가 있는지 등 항상 점검해야 하며,

 

그냥 남들이 그렇게 하니까, 신뢰할만한 기관에서

그렇게 전망하니까라는 말로는 설득되어지지 않는다는 것을 명심해야 한다.

● 보고서는 자신만의 색깔이 있어야 한다

보고서를 작성할 때 많이 하는 실수 중에 하나는 자신만의 색깔이 없는 경우가 많다.

색깔이란 자신만의 의견이 들어가야 함을 의미한다.

 

보고서를 보면 윗사람에게 보여지기 위해 만들어졌기 때문에 자신만의 색깔은 죽이고

윗사람의 비위나 스타일에 맞추다 보니 자신만의 색깔이 없어지게 된다.

물론 의사결정과 최종결론은 보고서를 만든 사람이 아닌

의사결정이 하는 사람들이 하겠지만,

 

나름대로 보고서를 만든 사람으로서 결론을 어떠한지를 의사결정자는 듣고 싶어한다.

그 결론을 그대로 수용하지 않더라도 필요하다.

A사업보고서에 그 A사업을 하는 것이 좋지 않다라는

나름대로 논리적이고 타당성 있는 결론을 도출했지만,

 

의사결정자는 전략적인 필요에 의해

힘든 A사업이지만 의지를 가지고 진행하는 경우도 있다.

 

그럴 경우 A사업보고서와 다른 의사결정을 했다고 해서

그 보고서의 가치가 없는 것은 아니다.

 

나름대로 그런 결론을 내린 보고서 작성자를 인정하게 되고,

전략적인 차원으로 다른 의사결정을 했기 때문에

 

이제는 그 사업을 효과적이고 진입하기 위해서

어떤 전략들이 필요할지에 대한

 

또 다른 보고서를

그 보고서를 작성한 사람에게 맡기게 될 확률이 높다.

 

 

(박창용)