발표를 잘해야 성공한다

회사생활은 보고서와 마찬가지로

발표의 연속이다.

 

아무리 보고서를 잘 작성했다고 해도

발표를 효과적으로 잘하지 못하면 아무런 소용이 없다.

 

발표를 잘하는 사람들은

잘 작성되지 않은 자료를 가지고도

 

사람들에게 많은 호응을 얻으며

많은 준비와 노력을 기울인 것처럼 느끼게 한다.

반면, 발표를 못하는 사람들은 잘 준비된 보고자료를 만들고 나서도

청중들이 무언가 부족하게 느끼게 된다.

● Key Person의 눈높이에 맞춰라

발표는 대상이 한 명, 여러 명, 많은 사람들을 대상으로 하는 경우가 있는데

아무리 사람들이 많다라고 해도 가장 중요한 핵심인물(Key Person)이 있기 마련이다.

 

주로 의사결정을 하고 사람들을 리딩하는

최고직책을 가진 사람이나 Decision Leader들이 그런 사람들이다.

발표를 할 때는 Key Person의 성향에 맞출 필요가 있다.

그 사람이 단순한 것을 좋아하는지, 글보다는 도표를 좋아하는지,

 

자세한 설명을 하는 것을 좋아하는지, 숫자 같은 참조자료를 좋아하는지,

발표자료 스타일은 S그룹 것을 좋아하는지,

 

외국계 컨설팅사 스타일을 좋아하는지 등을 점검해서

기존 자료를 Key Person에 맞추어 새롭게 발표자료를 만들고 발표해야 한다.

그리고 Key Person의 이해도에 맞추어

내용의 난이도 및 어휘를 적절히 구사해야 한다.

 

기술적인 내용이 많이 들어가면 머리 아프다고 하거나

필요 없다고 하는 사람이 있는 반면에,

 

기술적인 부분이 들어가 있지 않으면

추상적이라고 생각하는 사람도 있다.

 

앞서나가는 트렌드를 좋아하는 사람이 있는 반면에

어느 정도 시장에서 자리잡은 트렌드를 좋아하는 사람도 있다.

자료는 여러 사람에 맞추거나 자신의 성향에 맞추는 것이 아니라

 Key Person 한 두 사람 에게 맞춰서 작성하고 발표해야 한다는 것을 명심해야 한다.

● 반론에 대비해야 한다

발표를 하면 반론을 잘하는 사람이 있다.

단점이나 문제점들을 잘 지적하거나

 

특별히 문제점은 아니지만 무언가 상대방의 허점을 노리기 위해

의례히 무언가 빠진 부분을 지적하는 사람들이 있다.

 

발표를 하는 사람들은 기본적으로

발표자료의 스토리라인(storyline)을 생각하며 발표하기 때문에

 

사람들의 예상치 못한 질문을 받게 되면 놀라게 되고,

제대로 반론하지 못하는 경우가 많이 생긴다.

반론을 잘 못하게 되면 발표자료가 아무리 훌륭해도 점수가 반감되기 마련이다.

반면에 반론에 제대로 응수한다면 철저한 준비와 많은 고민을 한 것으로 평가 받는다.

 

항상 자신의 기준이 아닌 상대방의 기준으로 발표자료를 읽어보고

반론거리를 찾아 나름대로 대응 답변을 만들어 두어야 한다.

특히 경쟁이 심한 부서에서 나올 수 있는 반론에 잘 대비해야 한다.

경쟁이 심한 부서는 항상 타부서의 발표에 딴지를 걸기 때문이다.

 

특별히 발표내용이 나쁘지 않더라도

무언가 깎아 내리려고 하기 때문이다.

● 하나의 슬라이드에 하나의 핵심 전달내용이 있어야 한다

발표자료에 한 장에는

하나의 핵심 전달 내용이 있어야 하는데

 

어떤 자료는 앞장에 이어 같은 내용을 여러 번 반복하는 경우가 있는데

사람들이 지루하게 만들 수 있다.

여러 장이 같은 내용이면

한 장으로 합치는 것이 바람직하며

 

여러 장을 반복할 때는 같은 전달내용이더라고

약간씩 세부적인 차이가 있어야 한다.

그리고 하나의 슬라이드에

여러 가지 핵심 전달내용이 있으면 안된다.

 

하나의 것만 강조해야 하는데

여러 전달내용이 있으면 전달할 핵심이 분산되기 마련이다.

● 무대 공포증에 벗어나야 한다

발표에 익숙하지 않는 사람들은

발표할 때 많이 떨고 긴장하여

 

자신이 말하려고 했던 많은 부분을 빠트리거나

강조 해야 할 부분을 강조하지 않게 되는 실수를 할 수 있다.

무대 공포증에 빠지지 않기 위해서는

발표 전에 충분히 사전 연습을 해야 한다.

 

발표자료를 많이 숙독하여 자료를 보지 않고도 내용을 전달할 수 있어야 하며,

멘트도 사전에 연습을 해보는 것이 좋다.

 

발표를 잘하는 사람들은

자료 작성만 해도 쉽게 자신이 전달하는 바를

 

적절하고 정확하게 전달하는 사람도 있지만

그렇지 못한 사람들은 연습만이 좋은 발표를 할 수 있는 방법이다.

● 청중이 원하는 것이 무엇인지 정확하게 알아야 한다

아무리 발표 테크닉이 좋다고 하더라도

발표의 가장 중요한 부분 중에 하나는 청중이 원하는 답변이 발표내용에 나와야 한다.

 

Key Person은 올해 신규사업전략이 어떤 게 있는지,

그리고 그것이 얼마만큼의 사업성이 있는지를 알고 싶은데,

 

발표자가 신규사업의 필요성에 대해서만 말하고

앞으로 찾아 보자 거나

 

청중의 의견은 어떠한지 물어본다면

청중이 원하는 바를 준비하지 않고 발표장에 나선 꼴이 된다.

 

그런 경우는 질책만 받고

다음에 제대로 준비하라는 말을 듣게 될 것이 뻔하다.

발표의 종류는

1. 의사결정이 필요한 발표(발표한 후 토론을 거쳐 의사결정을 하는 발표)
2. 의사결정을 하고 난 후 확인(confirm)하는 발표

(의사결정은 이미 했지만 세부적인 내용을 확인하고 점검하는 발표)
3. 사람들에게 정보를 전달하고 공유하는 발표

(의사결정과 상관없이 사람들에게 내용을 전달하려는 발표) 등이 있을 수 있다.

회의 및 발표회의 성격에 맞추어

적절한 자료를 만들고 발표해야 한다.

 

의사결정이 필요한 자리에서

정보 공유 정도의 자료를 만들어 의사결정을 하려면

 

오랜 회의를 거듭하거나

결론이 나지 않아서

 

다시 자료를 만들고 재발표를 해야 하는데

그런 실수를 범하여서는 안된다.

 

 

(박창용)