가독성 높이는 문서편집 기술 7가지

가독성 높이는 문서편집 기술 7가지

 

누군가에게 보여주기 위해 작성하는 모든 문서에는 나름의 목적이 있다. 가령 투자 유치용 제안서는 상대방에게 제안할 내용을 이해시켜 추진하는 사업에 투자하게끔 만드는 것이 목적이다. 신제품 보도자료는 신제품의 새 기능을 제대로 알려야 하고, 시장 동향 보고서는 최신 트렌드를 이해시킨 뒤 그 다음 대책을 마련하도록 해야 한다.

문서가 갖는 저마다의 목적을 달성하려면 일차적으로 내용이 알차야 한다. 일명 `KISS`(keep it simple & short) 법칙을 구사해 간단 명료하게 핵심을 전달해야 한다. 하지만 내용이 훌륭하다고 열이면 열 상대방을 내 편으로 설득할 수 있는 것은 아니다. 짧으면 두서너 페이지에서 길면 수십 페이지에 이르는 문서를 읽고 싶게 유도해야 하고, 문서를 끝까지 편하게 읽도록 가독성에도 신경을 써야 한다. 한 마디로 문서 편집의 묘미를 살려야 문서로서의 제 기능을 다하게 되는 것이다.

Guide 1. 단락 간격 넓혀 가독성 높이기

파워포인트에서는 될 수 있는 한 `1 Line 1 Sentence`의 법칙을 지켜 행간을 바꾸지 않고 한 줄로 문장을 끝내는 것이 좋다. 하지만 어쩔 수 없이 행간을 바꿔야 한다면 단락 간의 사이를 벌려 가독성을 높이자.

① 파워포인트에서 행을 바꿀 때 키를 누르면 서로 다른 단락으로 인식하고 키를 누르면 같은 단락으로 인식한다. 따라서 한 문장에서는 키를 이용해 행을 바꿔야 한다.

② 단락 간격을 조절할 텍스트를 블록으로 지정한 뒤 `서식→줄 간격` 메뉴를 클릭해 `줄 간격` 창을 띄운다. `줄 간격(기본 1줄)`은 단락 안의 행 간격을, `단락 앞(기본 0.2줄)`은 단락 간의 간격을 의미하는데 `단락 앞`을 `0.6줄`로 지정해 가독성을 높여보자.

③ `도구` 메뉴에서는 `네트워크 진단`, `다이렉트X 진단 도구`를 이용해 시스템 오류를 확인할 수 있다.

Guide 2. 어울리는 글꼴 활용하기

문서의 가독성을 좌우하는 대표적인 요소가 글꼴이다. 특히 한글과 영문이 혼용되어 있는 문서는 출력했을 때 한글이 영문보다 더 커 보이고, 영문이 한글보다 더 진해 보이므로 글꼴 선택에 신중을 기해야 한다.

한영 혼용 문서에서 글꼴을 통일하려면 영문 크기를 한글보다 0.5pt 정도 작게 지정하고, 서로 어울리는 글꼴을 사용해야 한다. 요컨대 제목에서는 `HY견고딕(한글)?굵은 Arial(영문)`나 `HY견명조(한글)?굵은 Time New Romans(영문)`을, 본문에서는 `바탕/신명조/윤디자인명조(한글)?Time New Romans(영문)`이나 `HY중고딕(한글)?Arial(영문)` 혹은 `윤디자인고딕?Trebuchet MS`를 사용하는 게 무난하다. 글꼴 크기는 제목의 경우 14?16pt, 본문의 경우 10?12pt가 적당하다. 또한 그림과 표, 각주와 미주는 본문보다 1pt 작게 설정해야 한다.

단, 주의해야 할 점이 있다. 글꼴 중 굴림과 돋움 등은 출력시 퍼져 보이므로 가급적 피해야 하고, 한 본문에서 글꼴을 3종류 이상 사용해서도 안 된다. 또 단어나 문장을 강조하기 위해 밑줄이나 굵게, 이탤릭 등의 글꼴 서식을 동시에 사용해서도 안 된다. 즉, 한 번에 하나의 글꼴 서식만 이용해야 한다.

① 글꼴 서식을 한 번에 자동으로 바꾸는 방법을 배워보자. 먼저 서식을 수정할 문서를 연 다음 `서식→스타일 및 서식` 메뉴를 클릭해 오른쪽에 `스타일 및 서식` 창을 띄운다. 이어서 `표시` 항목에서 `사용 중인 서식`을 선택한다.

② 서식을 바꿀 내용을 블록으로 지정하면 `스타일 및 서식` 창의 관련 서식이 선택되는데, 해당 서식의 드롭다운 메뉴를 눌러 `스타일 수정`을 클릭한다.

③ 곧장 뜨는 `스타일 수정` 창의 `서식` 항목에서 영문 서식을 수정해 보자. `글꼴`은 `Arial`, `크기`는 `11.5pt`로 정한 뒤 `자동으로 업데이트` 옵션을 체크하고 `확인` 버튼을 누르면 한글과 어우러지는 영문 서식으로 일괄 변경된다.

Guide 3. 텍스트 자동 맞춤 기능 해제하기

파워포인트는 텍스트 상자의 크기에 따라 글꼴 크기를 자동으로 수정하는 `텍스트 자동 맞춤` 기능을 기본으로 지원한다. 이는 텍스트 상자 안에서 되도록 많은 문장을 보여주기 위한 편의 기능이지만, 서식의 통일성을 깨뜨릴 소지가 농후하다.

① `도구→자동 고침 옵션→입력할 때 자동 서식` 메뉴를 클릭한 뒤 `개체 틀에 본문 텍스트 자동 맞춤` 옵션의 체크 표시를 지우면 텍스트 자동 맞춤 기능이 해제된다. 제목 상자인 경우 `개체 틀에 제목 텍스트 자동 맞춤` 옵션의 체크를 지우면 된다.

② 이후로는 텍스트 상자의 크기를 조절하더라도 사용자가 정한 글꼴 크기는 변하지 않는다. 또한 텍스트 상자 왼쪽 하단에 나타나는 `자동 맞춤 옵션` 드롭다운 메뉴의 `텍스트를 두 슬라이드로 나누기`를 선택하면 텍스트 내용이 두 개의 슬라이드에 분리되어 표시된다.

Guide 4. 텍스트 쪼개고 합치기

문서를 작성하다보면 문장을 나누거나 분리되어 있는 단어를 하나의 문장으로 합쳐야 할 때가 왕왕 있다. 이 경우 해당 문서를 텍스트 파일로 저장한 뒤 엑셀로 불러와 `텍스트 나누기` 기능과 CONCATENATE 함수를 이용하면 작업 시간을 단축할 수 있다.

① 하나의 셀에 입력되어 있는 팀원 이름 셀을 블록으로 지정한 뒤 `데이터→텍스트 나누기` 메뉴를 클릭한다.

② `텍스트 마법사 1단계`에서 데이터 구분 형식을 정한다. 여기서는 데이터를 `/` 표시로 나누기 위해 `구분 기호로 분리됨` 옵션을 체크한 뒤 `다음` 버튼을 누른다.

③ `텍스트 마법사 2단계`에서 구분 기호를 정해보자. `기타` 옵션을 체크한 뒤 `/`를 입력하고 `다음` 버튼을 누른다.

④ 텍스트 마법사 2단계`에서 `열 데이터 서식`을 `일반`으로 정한 뒤 `마침` 버튼을 누르면 화면과 같은 결과가 나온다.

⑤ 구분된 데이터를 조합해 문장으로 만들어보자. `=CONCATENATE(A3, `의 팀장은 `, B3, `입니다.`)`란 함수식을 입력한 뒤 셀 핸들러를 아래로 드래그하면 화면과 같은 문장이 자동으로 출력된다. 즉, CONCATENATE 함수 안에 문자열 셀을 적거나 겹 따옴표(` `)로 직접 문자열을 입력해 문장으로 조합할 수 있다.

Guide 5. 표보다 더 깔끔한 평행 다단 활용하기

`표` 대신 `다단` 기능을 이용하면 문서를 보다 깔끔하게 정리할 수 있다. ?澎? 2002 SE는 `배분 다단`과 `평행 다단` 등 2가지의 다단 기능을 제공하는데, 이 중 평행 다단은 한쪽에 표제어를 넣고 다른 쪽 단에는 그에 대한 설명을 적어넣어 표처럼 활용할 수 있다.

① 문서 중간에서 다단으로 나누기 위해 `모양→나누기→다단 설정 나누기` 메뉴를 클릭한 뒤 `모양→다단` 메뉴를 클릭해 `단 설정` 창을 띄운 뒤 `단 종류`는 `평행 다단`, `자주 쓰이는 모양`은 `왼쪽`, `단 개수`는 `2`, `구분선 넣기` 옵션을 체크하고 `설정` 버튼을 누른다.

② 다단이 나누어진 문서에서 표제어를 입력하고 키를 누른 뒤 표제어 설명을 입력한다. 같은 방법으로 내용을 정리한 다음 `모양→나누기→다단 설정 나누기` 메뉴를 클릭해 평행 다단에서 빠져나온다. 이후 `모양→다단` 메뉴를 선택해 `단 설정` 창을 띄우고 `단 개수`를 `1`로 바꾸면 된다.

Guide 6. 보고서 차례 3초만에 만들기

10페이지가 넘는 보고서를 작성한다면 차례를 만들어보자. 특히 ?澎? 2002 SE의 `차례 만들기` 기능을 이용하면 제목과 소제목의 페이지까지도 표시되어 작업하기가 훨씬 수월하다. 단, 차례를 만들기 위해서는 `스타일 기능`을 이용해 제목과 소제목의 스타일을 등록해 두어야 한다.

① 제목과 소제목의 스타일을 등록해 보자. 먼저 제목 위에 커서를 올려놓고 키를 누른 뒤 `새 스타일 만들기` 버튼을 누른다. 이어서 `스타일 이름`은 `제목`, `스타일 종류`는 `문단`으로 정하고 `추가`와 `적용` 버튼을 차례로 누른다. 같은 방법으로 소제목의 스타일도 등록한다.

② 제목 스타일이 적용되어야 하는 내용을 블록으로 지정한 뒤 키를 누르고 등록한 `제목` 스타일을 선택해 `적용` 버튼을 누른다. 같은 방법으로 소제목에도 해당 스타일을 적용시키자.

③ `도구→차례/찾아보기` 메뉴를 클릭해 `차례 만들기` 창을 띄운다. `제목 차례` 옵션과 `스타일로 모으기` 옵션을 체크한 뒤 스타일 목록 중에서 `제목`과 `소제목` 스타일에 체크 표시를 한다. 이어서 페이지 번호가 표시될 `탭 모양`을 `오른쪽 탭`으로, `채울 모양`을 `점선`으로 선택한다.

④ `차례 만들기` 창에서 `확인` 버튼을 누르면 별도의 문서 창이 뜨면서 차례 문서가 자동으로 완성되어 표시된다.

⑤ 소제목 부분을 블록으로 지정한 뒤 키를 눌러 `문단 모양` 창을 띄운다. 여기에서 `들여 쓰기?20pt`로 정하면 제목과 차별되어 보일 것이다. 취향에 따라 차례 문서의 서식을 수정해 보자.

Guide 7. 마지막 한 줄 남는 단락 해결하기

문서를 작성하다보면 마지막 한 줄 때문에 페이지가 넘어가는 일이 종종 벌어진다. 보통은 앞에 내용을 줄여 페이지가 넘어가지 않도록 하지만, 간혹 가다가 뺄 내용이 전혀 없거나 작성자가 무심코 지나치는 경우가 있다. 이런 실수를 막으려면 `마지막 줄 분리 방지` 기능을 이용해 보자.

① 화면과 같이 같은 단락의 마지막 한 줄이 다른 페이지로 넘어가지 못하게 하려면 `마지막 줄 분리 방지` 기능을 활성화시켜야 한다.

② `서식→단락` 메뉴를 클릭해 `단락` 창을 띄운 뒤 `줄 및 페이지 나누기` 탭으로 이동한다. 여기에서 `단락의 첫 줄이나 마지막 줄 분리 방지` 옵션에 체크 표시하면 같은 단락에 속한 문장은 항상 같은 페이지에 놓이게 된다.